Bir işletme yürütürken müşterilerinizi önemseyerek onlara yoğunlaşmanız elbette kritiktir. Ancak, dikkat etmeniz gereken önemli bir aktör daha vardır: çalışanlarınız.
Çalışanlarınızla ilişkileriniz her zaman mükemmel olmayabilir ve zamanla çeşitli şikayetlerin yükselmesi kaçınılmazdır. Çalışanlarınızın böyle duygularını görmezden gelmek çok kolay olabilir. Ancak, bu şikayetler genellikle işinizin işleyişi ile ilgili potansiyel sorunları belirtir ve bu yüzden dikkatle değerlendirilmelidirler.
Bu noktada, iş yerinizdeki çalışan şikayetlerini çözme konusunda size yardımcı olabilecek beş stratejiyi özetliyoruz.
İşe bağlı şikayetler genellikle aşağıdaki kategorilerden birine girer:
İşverenler ve çalışanlar arasındaki ilişkiler: Bir çalışanın diğer bir çalışanla birlikte çalışırken karşılaştığı zorluklar; İstihdam: İş tanımları, iş görevleri, fonksiyonlar veya aktivitelerden duyulan memnuniyetsizlik;
İstihdamın sona ermesi: Eski çalışanın adaletsiz veya uygunsuz yönetildiğini düşündüğü işten çıkarılma eylemleri;
İstihdam koşulları: Maaşlar, ödenekler, ödüller veya faydalar; İş değiştirme: Farklı bir işveren altında çalışmanın getirdiği zorluklar;
Çalışma koşulları: Güvenlik ve sağlık koşulları, ayrımcılık veya işveren tarafından uygunsuz muamele.
İşle ilgili şikayetler genellikle genel veya bireysel olarak ortaya çıkar. Genel bir şikayet, bir grup çalışanı etkileyen, maaş kesintisi veya işten çıkarma gibi durumları içerir. Buna karşılık, bireysel bir şikayet tek bir çalışanı etkiler ve kişisel bir yaklaşım gerektirir.
Şikayetleri yönetmek için net bir çerçeve oluşturun
Küçük işletmelerin sıkça karşılaştığı bir problem, şikayetleri ele almak için etkili bir yapı olmamasıdır. Çalışanlarınızın problemlerini bildirmesi için resmi bir mekanizma oluşturmanız çok önemlidir. Bu mekanizma genellikle Şikayet Prosedürü olarak adlandırılır.
Genellikle, çalışanlarınızın Şikayet Prosedürünü başlatmasına olanak sağlayan iki tür form bulunmalıdır:
Şikayet Formu: Bu belge, çalışanlarınızın bir şikayeti sunmasını sağlar. Bir şikayetin tamamlanması ve yönetimin bir karara varabilmesi için gereken temel bilgileri toplamalıdır;
Genel İtiraz Formu: Bu belge, çalışanlarınızın iş ilişkisinin belirli bir yönüne yönelik yönetim kararına itiraz etmelerini sağlar. Şikayet Prosedürüne bağlı komite kararını verdiğinde, bu karar açıkça bir Şikayet Çözüm (veya Uzlaşma) Mektubunda belirtilmelidir. Bu belge, bir çalışanın bildirdiği bir şikayetin çözümünün veya uzlaşmasının temel şartlarını açıklamalıdır.
Şikayet Prosedürünüzün, kararlara itiraz etmek için net bir yol sağlaması çok önemlidir. Kurumunuzun hiyerarşik yapısı ve İK politikalarına bağlı olarak farklı itiraz seviyeleri olabilir. İtiraz süreci, çalışanınıza bir şikayeti takip etme ve bir şikayetin neden uygun bir çözüm getirmediğinin nedenlerini araştırma fırsatı sağlayan bir Şikayet İtiraz Formu aracılığıyla çalışanlarınıza açılmalıdır.
Şikayetlere karşı olan tutumunuzu açıkça belirtin
Herhangi bir organizasyonun çalışan şikayetlerini ciddiye almasını sağlamak çok önemlidir. Birçok organizasyon, açık kapı politikası olduğunu ve çalışanların geri bildirimlerini memnuniyetle karşıladığını belirtir, ancak çalışanların hangi kanallarla şikayet edebilecekleri her zaman net olmayabilir. Bir Şikayet Prosedürünüz varsa, bunun çalışanlarınıza açıkça iletildiğinden emin olun. Bu, tüm yöneticiler, müdürler ve amirlerin, çalışanlarınıza Şikayet Prosedürü boyunca rehberlik ettiği ve tüm şikayetlerin ciddiye alınması gerektiği mesajını ilettiği bir şikayet ele alma atölyesi aracılığıyla yapılabilir. Çalışanların, Şikayet Prosedürünü kullanmanın onların hakları olduğunu ve şirketinizin tüm şikayetleri makul bir süre içinde ele alacağını anlaması gerekmektedir.
Şikayetlerin hızlıca çözülmesini sağlayın
Bir şikayeti ilk kez aldığınızda, daha fazla detay isteyerek ve olabildiğince hızlı hareket ederek şikayet sahibi çalışanla ilgilenmeniz önemlidir. Hızlı hareket etmeme, şirketinizin şikayetlere olan samimi yaklaşımını ve verimliliğini sorgulatabilir.
Her aşamada, işlem yapmadan önce çalışanların ne kadar beklemesi gerektiğini belirtmek de önemlidir. Eğer belirlenen süre içinde bir aksiyon alınmazsa, çalışanın bir sonraki temyiz aşamasına geçme hakkı olacaktır. Bu durumda, hem mağdur olan çalışanınıza hem de şirketinize, sorunun çözümü için gerekli adımların makul bir süre içinde atılacağı konusunda güvence vermelisiniz.
Süreçle ilgili şeffaf olun
Şikayetin türüne bağlı olarak, ilgili kişilerin mahremiyetini korurken, sürecin ilerlemesi hakkında ilgili personeli bilgilendirmek isteyebilirsiniz. Özellikle küçük bir ofiste, dedikodular hızla yayılabilir. Şikayetle ilgili bilgilerin, dedikoduların yayılmasına izin vermek yerine, sürecin durumu hakkında bilgi sahibi resmi bir kaynaktan alınması daha iyidir.
Şikayetin yapıldığı amire durumu bildirirken, aynı zamanda şikayeti de bildirmeniz iyi bir uygulama olacaktır. Bu, çalışanın endişelerini dile getirmesine ve bir çalışanın ihanete uğradığını hissettiği bir durumu önlemeye yardımcı olacaktır.
Şikayet çözüldükten sonra, kişisel bilgileri çıkararak, şikayetin ve çözümünün nasıl olduğuna dair bir güncellemeyi dağıtmak da iyi bir uygulamadır. Bu, aynı zamanda şikayetleri kabul ettiğinizi ve şikayetlere proaktif bir şekilde yanıt verdiğinizi gösterir.
Sonuç olarak, uygun şekilde ele alınan bir şikayet, şirkete ve liderliğinize olan güveni artırabilir. Ayrıca, çalışanınızın işi ve iş yeri hakkındaki düşüncelerini anlamanıza ve belirli durumlara karşı bir savunma hattı oluşturmanıza yardımcı olabilir. Bu nedenle, bir işletme sahibi veya yönetici olarak çalışan şikayetlerini ciddiye almanın ve ele almanın önemini hiçbir zaman küçümsememelisiniz.
Legalmatic Blog Yazıları
