Sözleşme en az iki tarafın karşılıklı irade açıklamasıdır. Bu irade açıklama ortamı da genellikle gerginlik getirmektedir.
Taraflar formaliteden sözleşme imzalandığını bildiği için matbu metinlerde bu gerginliği pek hissetmeyiz. Online sözleşmelerde zaten taraflar bir araya gelmediği için gerginlik oluşmaz, oluşsa da kendi içimizde yaşarız. Fakat tarafların iletişimde olduğu sözleşmelerde genellikle bir gerginlik yaşanır. Mesele bu sözleşme imza sürecini anlaşmaya göre tamamlayabilmektir. Her konu olduğu gibi bu iletişiminde bir usul ve erkanı vardır.
Sözleşme Müzakeresini Şahsileştirmeyin
Öncelikle sözleşmeyi inceleyen tarafların tüzel kişiler adına hareket ettiğini unutmamak gerekiyor. Şirket çalışanı veya şirketin vekili olabilirsiniz fakat tartışmaları şahsileştirmemek önemlidir. Diğer yazılarımızda bahsettiğimiz gibi anlaşma sürecinde masada olmayan kişiler sözleşmeyi incelediğinde sıklıkla iletişim hatası oluşmaktadır. Tüzel kişiliğin anlaşmaya yetki verdiği birimleri bir konuda uzlaşmışlarsa artık konuyu o yolda tamamlamak gereklidir. Fakat elbette bu anlaşmaya yetkili kişiler de sözleşme konusundaki kırmızı çizgileri aşacak vaadler vermemelidirler.
Değişiklikleri İzle Açık Olsun
PDF olarak gönderilen bir sözleşme diğer tarafa düzenleme yapamazsınız mesajı verecektir. Bir taraf tartışılmak üzere bir sözleşme gönderiyorsa bunu ortak kullanılan bir metin editörü formatında göndermesi gereklidir. Sözleşme taslağı üzerinde incelemeler genellikle Microsoft Word ile yapılmaktadır. Yazılımın önemi olmaksızın mutlaka yapılan değişikliklerin “değişiklikleri izle” özelliği açık olarak yapılması gereklidir. Aksi durumda karşı taraf sizin hangi maddeleri değiştirdiğinizi anlayabilmek için belgeleri karşılaştırması gerekecektir. Bir diğer yöntem olarak değiştirdiğiniz yerleri farklı bir renk ile de yazabilirsiniz fakat bu maddenin ilk haline dönmekte zorluk yaşatacaktır. Bu arada yeri gelmişken belge karşılaştırma için Word’un şu linkteki özelliğini kullanabilirsiniz.
Göndermiş olduğunuz sözleşme size değişiklik önerleri ile geri geldiğinde hepsini reddedip geri göndermemeliyiz. Zaten müzakerenin amacı da bu tür önerilerin değerlendirilmesidir. Diğer taraf bütün değişiklik önerilerine yorum yazmış ise bu gerekçesiz ret can sıkıcı olacaktır. Elbette hiçbir değişikliği kabul etmek istemeyebilirsiniz bu durumda da anlamlı bir gerekçe yazmalısınız.
Değişiklik önerileriniz yoğun ise sözleşmeye dair bir email gönderirken bunlardan genel olarak bahsedebilirsiniz. Böylelikle değişiklik önerlerinizi inceleyen taraf amacınızı anlayacaktır. İletişim kazalarının önüne geçilecektir.
